Blog

(R)ewolucja w podatku akcyzowym – elektroniczne ewidencje akcyzowe

Rok 2021 dla podmiotów dotkniętych obowiązkami wynikającym z ustawy o podatku akcyzowym można uznać za rewolucyjny. Najważniejszą zmianą są obowiązkowe elektroniczne ewidencje akcyzowe. Zmiana polega na odejściu od papierowej formy prowadzenia ewidencji akcyzowej. Treść ustawy znana była od dawna, ponieważ termin wejścia w życie elektronicznych ewidencji był stopniowo przesuwany. Czym jest ewidencja akcyzowa oraz jak wyglądają zmiany w jej prowadzeniu, dowiecie się Państwo z dalszej części artykułu.

Drugą zmianą jest obowiązujący od 1 lutego 2021 Centralny Rejestr Podmiotów Akcyzowych (CRPA). Rejestr to odejście przez Ministerstwo Finansów od prowadzenia rejestrów podmiotów akcyzowych przez Naczelników poszczególnych Urzędów Skarbowych, na rzecz prowadzenia jednej centralnej bazy przez Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu.

Zmiana ta przekłada się na odejście od papierowej formy zgłoszeń rejestracyjnych. Taki ruch, zdaniem ustawodawcy ma przynieść dużo korzyści. Przedsiębiorcom zarejestrowanym w CRPA pozwoli to na zweryfikowanie, czy ich kontrahent, powiązany z wyrobem akcyzowym np. w procesie wysyłki, jest zarejestrowany w bazie podmiotów akcyzowych.

Trzecia zmiana zmiana, tym razem ewolucyjna, dotyczy deklaracji akcyzowych. Już od dłuższego czasu można je składać w formie elektronicznej, lecz to od 1 lipca 2021 roku forma ta została nakazana. Nie jest więc możliwe składanie podstawowych deklaracji AKC-4 w formie papierowej. Oznacza to dla podatników albo ręczne tworzenie deklaracji podatkowej poprzez interaktywny formularz dostępny w PUESC, albo samodzielne tworzenie pliku XML przez dedykowane aplikacje. Zaletą tych drugich jest możliwość konfiguracji, dzięki czemu można np. zaimportować listy wyrobów akcyzowych lub wpłat. W przypadku posiadania wielu składów podatkowych tworzenie deklaracji interaktywnie w PUESC może być wysoce czasochłonne i narażone na błędy.

Czym jest ewidencja akcyzowa

Ewidencja akcyzowa to dokument służący do ewidencjonowania informacji nt. wyrobów akcyzowych i zdarzeń gospodarczych z nimi związanych. W szczególności chodzi o ustalenie ilości, rodzaju oraz miejsca magazynowania wyrobów akcyzowych. Dotyczy ona produktów co do których akcyza został pobrana, ale również tych które są zwolnione lub akcyza została zawieszona.

Przedsiębiorcy do tej pory mogli prowadzić ewidencje akcyzowe papierowo, jak i elektronicznie. W wyniku wejścia w życie nowelizacji ustawy o podatku akcyzowym (Dz. U. 2021 r., poz. 694 – Akt prawny) od 1 stycznia 2022, podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji akcyzowych wyłącznie w formie elektronicznej – elektroniczne ewidencje akcyzowe. Wynika to ze zmiany art. 138o ustawy o podatku akcyzowym.

Wymogi elektronicznych ewidencji akcyzowych 

Dozwolone do końca 2021 roku ewidencje akcyzowe w formie papierowej zobowiązują podatnika do wielu czynności związanych z ich prowadzeniem. Wymogiem formalnym ewidencji papierowej jest przeszywanie kart, numerowanie stron i późniejsza wizyta w urzędzie celno-skarbowym w celu ich zaplombowania przez urzędnika. Ponadto obowiązkowe jest ich przechowywanie w ciągu 5 lat.

Ewidencje akcyzowe w formie elektronicznej znoszą niektóre obowiązki, jednak w ich miejsce powstają inne, które pod pewnymi względami są bardziej przyjazne dla przedsiębiorców. Głównym obowiązkiem co do elektronicznej ewidencji akcyzowej jest ewidencjonowanie wprowadzonych danych zgodnie z rozporządzeniem wydanym przez ministra finansów (http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20190002534/O/D20192534.pdf). Wymogi formalne względem prowadzonych elektronicznych ewidencji akcyzowych to:

  • umożliwienie wglądu w treść dokonywanych wpisów oraz zapewnienie ochrony przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą,
  • umożliwienie dokonywania korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania,
  • umożliwienie drukowania określonych wpisów i raportów w porządku chronologicznym,
  • uniemożliwienie usuwanie wpisów,
  • generowanie raportu z ewidencji akcyzowej za określony zakres czasu w celu przedłożenia go właściwemu naczelnikowi urzędu celno-skarbowego.

Wyjątki od prowadzenia elektronicznej ewidencji akcyzowej w porządku chronologicznym

Generalną zasadą jest prowadzenie ewidencji akcyzowych w porządku chronologicznym i uzupełnianie ich nie później niż następnego dnia roboczego. Wyjątkiem od tej zasady jest użycie wyrobów gazowych oraz wyrobów węglowych przez odpowiednio podmioty posiadające i nieposiadające koncesji na wytwarzanie, przesyłanie, dystrybucję lub obrót energią elektryczną w rozumieniu przepisów ustawy. Drugi wyjątek dotyczy energii elektrycznej.

Jak prowadzić elektroniczną ewidencję akcyzową?

Prowadzenie elektronicznych ewidencji akcyzowej jest obowiązkowe od 1 stycznia 2022. Przedsiębiorcy w praktyce biznesowej wykorzystują w takich sytuacjach różnorodne aplikacje. Najczęstszym scenariuszem jest prowadzenie ewidencji w programie MS Excel, a następnie drukowanie jej w celu wypełnienia obowiązków związanych z ewidencjami papierowymi.

Jeśli chodzi zaś o elektroniczne ewidencje akcyzowe, częstym błędem jest przekonanie o możliwości ich prowadzenia w arkuszach kalkulacyjnych, np. MS Excel. Potwierdzeniem tej sytuacji jest wydana interpretacja indywidualna o sygn. 0111-KDIB3-3.4013.57.2018.1.JS z dnia 8 maja 2018 r, w której to organ określa, że prowadzenie owej ewidencji w arkuszu MS Excel nie jest wystarczającym wypełnieniem wskazanego obowiązku. W celu prowadzenia elektronicznych ewidencji akcyzowych podatnicy powinni używać dedykowanych do tego aplikacji.

Co grozi za brak elektronicznej ewidencji akcyzowej

W każdej sytuacji, gdy podatnik jest zobowiązany do stosowania odpowiednich procedur wynikających z przepisów podatkowych, nieuniknionym efektem ich niestosowania jest kara. Analogicznie jest w przypadku nieprowadzenia lub nierzetelnego prowadzenia elektronicznych ewidencji akcyzowych od 1 stycznia 2022. Niezastosowanie się do nich może skutkować powstaniem ze strony podatnika odpowiedzialności karnoskarbowej.

Przyszłość elektronicznej ewidencji akcyzowej

Polski Ustawodawca od kilku lat znany jest z częstej aktualizacji, zmian i tworzenia nowych obowiązków względem podatników i nie inaczej ma się sytuacja dotycząca akcyzy. Kolejnym obowiązkiem, który wchodzi w życie od 1 lutego 2022 jest elektroniczny dokument dostawy (e-DD), który to ma zastąpić ich papierowe wersje.

Istnieją również robocze plany ministerstwa odnośnie wprowadzenia obowiązku codziennego wysyłania ewidencji akcyzowych w formacie plików XML do organów podatkowych, jak to obecnie ma miejsce w przypadku plików JPK. Tutaj jednak planowana jest zdecydowanie większa częstotliwość, zbliżająca przyszłość rozliczeń podatkowych do raportowania w czasie rzeczywistym.

Jaką wybrać aplikację?

Aplikacja służąca do prowadzenia ewidencji powinna posiadać przede wszystkim odpowiednią bazę danych i funkcjonalności umożliwiające dokonywanie wpisów do bazy z zachowaniem śladu audytowego. Co więcej, usuwanie wpisów powinno być niemożliwe z poziomu danej aplikacji, a ich poprawianie powinno odbywać się w trybie korekty wpisu z zachowaniem informacji o wpisie pierwotnym.

Zobacz naszą propozycję: https://it9.tax/ewidencje-akcyzowe/

Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami: https://it9.com.pl/kontakt lub umów spotkanie online: https://calendly.com/itnine/ewidencje-akcyzowe-it9

elektroniczne ewidencje akcyzowe