Kilka słów o białej liście podatników VAT

Z podatkowego i chyba zamierzonego przez ustawodawcę punktu widzenia, żywot przedsiębiorcy przypomina obecnie bieg z przeszkodami, w którym pokonanie kolejnej deklaracji czy złożenie formularza (coraz wyższe płotki) prowadzi do tyleż upragnionego co wciąż oddalającego się celu: spełnienia wszystkich obowiązków raportowych wobec organów podatkowych. Dlaczego oddalającego się? Z tej prostej przyczyny, że reprezentanci narodu metodą prób i błędów eksperymentują na przedsiębiorcach i wprowadzają kolejne rozwiązania z podziwu godną regularnością i konsekwencją. A wszystko pod modnym ostatnio hasłem uszczelniania systemu podatkowego. Uszczelnianie, pełna zgoda. Ale żeby z tego wyłaniał się jeszcze jakiś system….

A odnosząc to już do bieżącego konkretu, wśród nowych rozwiązań, zarówno tych w toku prac legislacyjnych, jak i tych już wdrażanych, wiele dyskusji budzi tzw. „biała lista”. Nic w tym dziwnego, w końcu, obowiązki z nią związane wejdą w życie już od 1 września bieżącego roku.W praktyce biała lista ma być bezpłatnym („podatniku, kontroluj siebie i innych sam i ciesz się, że nie obciążamy Cię kosztem takiego działania”), dostępnym online wykazem czynnych podatników VAT, zawierającym dodatkowo takie informacje takie jak numery rachunków bankowych przedsiębiorców.

Ołowiana kula u nogi należytej staranności

Konstrukcja przepisów o obowiązku dochowania należytej staranności zakłada, że obowiązek spoczywa na podatniku, który jest zobowiązany zidentyfikować i zweryfikować kontrahenta. A tym samym wykluczyć ryzyko współpracy z tymi, których należy uznać za nierzetelnych: mogą to być chociażby ci, którzy zostali usunięci z rejestru czynnych podatników VAT bądź też nigdy w nim nie widnieli. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia udziału w tzw. „karuzelach podatkowych”, które dla nieświadomego procederu i uczciwego przedsiębiorcy mogą mieć długofalowe konsekwencje wykraczające poza VAT.

Na marginesie, biała lista (i nie tylko) to taka sprytna delegacja na uczciwego podatnika obowiązku eliminowania nieuczciwych uczestników obrotu (co powinno być domeną administracji skarbowej, w końcu na coś te podatki dostaje). Wcześniejszy, podobny hit podatkowy to chociażby samoobliczenie podatku. Zwróćmy uwagę, że generalnie jesteśmy tak „uszczęśliwiani” coraz częściej. Przykład z życia codziennego:w sklepach każe nam się samo-obsługiwać, jednocześnie „sprzedając” to jako usprawnienie dla konsumenta. Nikt o oszczędności dla sprzedającego się nie zająknie i oczywiście nigdy nie wpływa to jakoś na cenę końcową auto-sprzedanego produktu.

Dokładna weryfikacja kontrahenta nie jest tylko formalnym obowiązkiem przedsiębiorcy, ale w zamierzeniach ma także zmniejszyć u źródła prawdopodobieństwo udziału w ryzykownych transakcjach. Finalnie, to zazwyczaj ten uczciwy przedsiębiorca poniesie negatywne konsekwencje w przypadku odliczenia VAT z faktur wystawionych przez podmioty, które nie widnieją w rejestrze czynnych podatników VAT.

Dla dochowania pełnej należytej staranności, podstawą do weryfikacji kontrahenta powinno być nie tylko sprawdzenie nie tylko czy widnieje on w rejestrze, ale także czy osoby działające w jego imieniu są upoważnione do reprezentowania spółki czy podmiotu. W przypadku działalności wymagającej zezwoleń i koncesji dla pełnej weryfikacji warto także sprawdzić, czy nasz kontrahent posiada wszystkie wymagane zezwolenia.

Obecnie, przedsiębiorca ma możliwość zweryfikowania informacji na temat innych przedsiębiorców, korzystając z aż trzech narzędzi dostarczanych przez Ministerstwo Finansów:

1. Za pomocą portalu podatkowego może zweryfikować, czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym: https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/
2. Korzystając z BIP Krajowej Administracji Skarbowej można skorzystać z danych zamieszczonych w dwóch odrębych wykazach- tzw. „czarnej liście”:

1. Baza danych o podatnikach VAT, którzy nie zostali zarejestrowani lub zostali skreśleni z rejestru czynnych podatników VAT;
2. Podmioty przywrócone do rejestru podatników VAT czynnych.

Co zmieni „biała lista”?

Zarówno w odczuciu samych przedsiębiorców, jak i samego Ministerstwa Finansów, konieczność weryfikacji kontrahentów za pomocą trzech odrębnych ewidencji jest nie tylko czasochłonna, ale także niesie za sobą ryzyko rozproszenia informacji w różnych bazach danych, nie zawsze zgodnych z bieżącym stanem faktycznym. Nowe rozwiązanie w postaci „białej listy” ma scalić informacje o przedsiębiorcach w jednej ewidencji, aktualizowanej w każdy dzień roboczy. Warto zaznaczyć, że „biała lista” pomimo towarzyszącego jej medialnego „hype’u”, nie stanowi sama w sobie całkowicie nowej bazy informacji. W jej skład będą wchodzić informacje już zawarte w tzw. „czarnej liście” oraz rejestrze podatników VAT czynnych. Nowością będzie zaś udostępnienie danych o rachunkach bankowych.

Z jakich danych będzie się składać „biała lista”?

Co będzie widnieć na „białej liście”?

1. nazwa lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
2. numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT,
3. numer identyfikacyjny REGON,
4. numer PESEL,
5. numer w Krajowym Rejestrze Sądowym,
6. adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
7. adres stałego miejsca prowadzenia działalności lub adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności – w stosunku do osoby fizycznej,
8. imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu gospodarczego oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,
9. imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,
10. imię i nazwisko lub nazwę wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL,
11. daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
12. podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
13. numery rachunków rozliczeniowych – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Łatwiejsze dochowanie należytej staranności czy pole minowe?

W założeniu, nowe narzędzie (w zasadzie to jest bardziej baza danych niż narzędzie) oferowane przez Ministerstwo ma nie tylko przyspieszyć proces weryfikacji, ale także zminimalizować ryzyko nieświadomego udziału w karuzelach podatkowych. Warto jednak wskazać, że „biała lista” to nie tylko szereg ułatwień, ale także potencjalne pole minowe dla przedsiębiorcy (pomijając już nawet sam fakt przeniesienia na podatnika obowiązków organów skarbowych). Przede wszystkim, będą oni zobowiązani do dokonywania przelewów na numery rachunków bankowych wskazanych w „białej liście”. Jeżeli przedsiębiorca dokona przelewu na kwotę wyższą niż 15 tysięcy złotych na rachunek niewidniejący w ewidencji, będzie solidarnie odpowiadał za zobowiązania VAT ze sprzedawcą i nie będzie miał możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu w podatku dochodowym. Od powyższej zasady przewidziane są jednak dwa wyjątki. Jeżeli nieświadomie dokonamy przelewu na rachunek niewidniejący w ewidencji, możemy w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu zgłosić w urzędzie skarbowym dokonanie płatności- wówczas, możliwe będzie zaliczenie wskazanej kwoty do kosztów uzyskania przychodów. Drugim wyjątkiem jest „furtka oczyszczająca” w postaci możliwości dokonania płatności za pomocą split-payment. To z kolei stanowi sprytną zachętę do korzystania ze split-payment.

Tym samym, przedsiębiorcy powinni wdrożyć w swoich firmach odpowiednie rozwiązania techniczne służace weryfikacji numerów kont bankowych kontrahentówWynika to przede wszystkim z konstrukcji nowych przepisów: to nie sprzedający, a nabywca będzie ponosił ewentualne konsekwencje dokonania płatnosci na niewłaściwy rachunek bankowy. Wiążą się one nie tylko z konsekwencjami w zakresie samego podatku dochodowego, ale także z solidarną odpowiedzialnością za zobowiązania w podatku od towarów i usług, które mogą okazać się niezwykle dotkliwe jeżeli w konsekwencji niedokładnej weryfikacji, staniemy się nieświadomym uczestnikiem karuzeli podatkowej czy działań zmierzających do wyłudzenia VAT.

Jak zawsze przy nowych rozwiązaniach wdrażanych przez organy skarbowe, nasuwa się pytanie, jak obciążające dla przedsiębiorcy będzie spełnienie jeszcze kolejnego obowiązku wobec skarbówki. Jest to zależne od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, technologii i systemów już wdrożonych i budżetu przeznaczonego na dalsze działania technologiczne w firmie. Kluczem do sukcesu pozostaje dobranie rozwiązania technologicznego idealnie dopasowanego do potrzeb.