Testy KSeF a ryzyko ujawnienia danych poufnych
W trakcie prac wdrożeniowych dla KSeF widoczne są istotne braki w zakresie zabezpieczenia danych wykorzystywanych na środowiskach testowych. Zgłoszenia dotyczące ujawnienia poufnych informacji biznesowych — m.in. cen jednostkowych, szczegółów produktowych czy danych kontrahentów — pokazują realne ryzyko naruszeń bezpieczeństwa informacji i zgodności z RODO.
Centralizacja danych o obrocie gospodarczym w jednym systemie znacząco zwiększa jego strategiczną wrażliwość, co wymaga odpowiednio wysokiego poziomu ochrony również poza środowiskiem produkcyjnym.
Anonimizacja jako podstawowy środek bezpieczeństwa
Kluczowym środkiem eliminującym ryzyka jest proaktywna anonimizacja danych przed ich załadowaniem do środowisk nieprodukcyjnych KSeF.
Zanonimizowane i nieodwracalne dane pozwalają zachować strukturę oraz logikę procesów, jednocześnie spełniając wymagania RODO.
Wytyczne MF a praktyka rynkowa
Ministerstwo Finansów podkreśla, że zarówno w środowisku testowym, jak i przedprodukcyjnym (Demo), treść faktur powinna zawierać wyłącznie dane fikcyjne — jednak praktyka rynkowa pokazuje istotne rozbieżności.
- W środowisku testowym większość podmiotów stosuje się do wytycznych.
- W środowisku Demo sytuacja wygląda inaczej — firmy często wykorzystują tam dane odzwierciedlające realne przypadki, chcąc zweryfikować działanie procesów w realistycznych scenariuszach.
Na szczęście dostęp do środowiska przedprodukcyjnego jest ograniczony poprzez mechanizmy silnej autoryzacji, co częściowo redukuje związane z tym ryzyka.
Co zrobić w przypadku nieumyślnego ujawnienia danych?
W przypadku nieumyślnego wprowadzenia danych wrażliwych do KSeF — w szczególności do środowiska testowego — konieczne jest:
- obowiązkowa anonimizacja danych przed testami,
- kontrola konfiguracji integracji i procesów ETL,
- wdrożenie wewnętrznych procedur zapobiegających ponownej ekspozycji danych realnych,
- uwzględnienie, że okresowe czyszczenie danych w środowiskach testowych może ograniczyć skutki incydentu, ale nie zastępuje formalnego zgłoszenia,
- przekazanie informacji o zdarzeniu poprzez formularz zgłoszeniowy KSeF lub infolinię oraz wskazanie danych wymagających trwałego usunięcia i potwierdzenie ich zakresu.
Wniosek biznesowy: bezpieczeństwo zaczyna się poza KSeF
Wniosek jest jednoznaczny: bezpieczeństwo danych zaczyna się poza centralnym systemem KSeF.
Firmy oraz ich dostawcy technologiczni muszą stosować rygorystyczne zasady anonimizacji i wykorzystywać wyłącznie dane fikcyjne w testach.
W przeciwnym razie środowiska nieprodukcyjne stają się potencjalnym wektorem wycieku kluczowych informacji handlowych oraz źródłem naruszeń regulacyjnych.