E-fakturowanie bez centralizacji. Jak to możliwe? Niemcy pokazują. 

Kiedy w Polsce przez kilka lat toczyła się debata o kształcie KSeF, pytanie „a jak to robią inni?” pojawiało się regularnie. Teraz, gdy obowiązkowy KSeF jest już faktem i wchodzimy w okres codziennej pracy z tym systemem, to pytanie warto zadać na poważnie. Nie po to, żeby szukać lepszych wzorców, bowiem każdy system ma swoje zalety i wady,  ale żeby zrozumieć, dokąd zmierza elektroniczne fakturowanie w Europie. Tym samym, tym artykułem rozpoczynamy serię, w której przyglądamy się wybranym krajom i wdrożonym tam rozwiązaniom do e-fakturowania. Naszym pierwszym przystankiem są Niemcy.

Do końca 2024 r. e-fakturą w Niemczech był każdy dokument wystawiony i odebrany w formie elektronicznej. Czyli również zwykły PDF wysłany mailem. Jednak, od 1 stycznia 2025 r. ten sam PDF nie jest już e-fakturą.

Zgodnie z nowelizacją niemieckiej ustawy o VAT (UStG) wprowadzoną ustawą Wachstumschancengesetz (ach te długie niemieckie słowa…) z marca 2024 r., e-fakturą jest wyłącznie dokument wystawiony, przesłany i odebrany w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym zgodnym z normą EN 16931. W praktyce oznacza to formaty XRechnung lub ZUGFeRD (od wersji 2.0.1) – oba oparte na XML, oba umożliwiające automatyczne przetwarzanie danych bez manualnej interwencji.

To pozornie drobna zmiana definicyjna, ale jej konsekwencje są daleko idące. Jeśli przez lata system finansowo-księgowy „obsługiwał e-faktury”, bo importował PDF-y, to od 2025 roku ta definicja przestała obowiązywać. Nie po raz pierwszy okazuje się, że to nie architektura systemu, a zmiana regulacyjna wymusza największą pracę po stronie IT i finansów.

Federalne Ministerstwo Finansów (BMF) przyjęło trzyetapowy harmonogram wdrożenia:

• Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie krajowe firmy muszą być zdolne do odbioru e-faktury w rozumieniu nowych przepisów. Przy czym, i to jest charakterystyczna cecha modelu niemieckiego, do spełnienia tego wymogu wystarczy skrzynka e-mail, jeśli jest powiązana z narzędziem zdolnym do przetworzenia pliku XML.
• Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania e-faktur obejmie firmy z obrotem powyżej 800 tys. EUR w poprzednim roku.
• Z kolei od 1 stycznia 2028 r. wszystkich podatników w krajowych transakcjach B2B.

W okresie przejściowym, do końca 2026 r., wystawcy mogą nadal używać faktur papierowych lub nieustrukturyzowanych PDF, pod warunkiem zgody odbiorcy. Dla firm z obrotem poniżej 800 tys. EUR tę zasadęprzedłużono do końca 2027 r. Dotychczasowe procedury EDI niespełniające wymogów e-faktury są dopuszczalne również do końca 2027 r.

Na moment aktualizacji FAQ udostępnianego na stronie BMF (tak! także Niemcy stosują ten mechanizm informacyjny, tak często krytykowany w Polsce i przy okazji wdrożenia polskiego KSeF) z marca 2026 r. żadne terminy nie zostały zmienione. Wdrożenie realizowane jest zgodnie z planem.

To, co odróżnia model niemiecki od KSeF najbardziej pojawia się jako pierwsze, to architektura. A właściwie jej inność od tego co znamy na podstawie wdrożenia e-fakturowania w Polsce.

W Niemczech nie ma centralnego repozytorium faktur (czyli podstawowej funkcji realizowanej przez KSeF w Polsce). Nie zdecydowana się również na system typu clearance, w którym “proto-faktura” „wchodzi” do państwowego systemu, tam jest autoryzowana, otrzymuje numer (nadanie KSeF ID w przypadku polskim) i jest przechowywana przez określony czas.

W przypadku niemieckim z kolei państwo ogranicza się do określenia standardu technicznego e-faktury i nakłada obowiązek jego stosowania, ale nie wchodzi w rolę pośrednika w każdym przepływie faktury między podatnikami. Faktury mogą trafiać do odbiorcy mailem, przez API, przez sieć PEPPOL oraz przez portale operatorów – o ile zachowany jest format i integralność dokumentu.

To model zdecentralizowany, w którym ciężar organizacji przepływu faktur spoczywa na przedsiębiorcach i dostawcach systemów, a nie na infrastrukturze rządowej. Dla firm oznacza to większą elastyczność w wyborze narzędzi i kanałów wymiany, ale też większą odpowiedzialność za poprawność techniczną dokumentów. Zaś dla czynnika publicznego oznacza to mniejszą odpowiedzialność i nie bycie tzw. single point of failure.

Niemcy nie rezygnują przy tym z dostępu do danych fakturowych. BMF wprost zapowiada, że obowiązkowe e-fakturowanie przygotowuje grunt pod przyszły system raportowania transakcyjnego, który ma umożliwić organom podatkowym szybszy dostęp do danych. Innymi słowy: dane będą zbierane, tyle że zbierane przez odrębny mechanizm raportowy, a nie przez centralne repozytorium faktur. To ważna informacja, jeśli myślimy o tym, jak ten system będzie wyglądał za kilka lat.

Pakiet ViDA, formalnie przyjęty przez UE w marcu 2025 r., zakłada obowiązek e-fakturowania i cyfrowego raportowania dla transakcji wewnątrzwspólnotowych od 2030 r. Niemcy, podobnie jak Polska, wyprzedzają ten harmonogram.

Jak już wskazaliśmy, różnica w stosunku do KSeF jest, więc zasadnicza i dotyczy całościowego podejścia do budowy takiego systemu. KSeF jest modelem scentralizowanym – razem z włoskim SDI należy do najbardziej zaawansowanych przykładów systemu clearance w Europie. Model niemiecki jest od początku zaprojektowany jako zdecentralizowany, oparty na standardach EN 16931 i sieci operatorów. To czyni go strukturalnie bliższym docelowej wizji czterostronnej ViDA, w której wymiana faktur odbywa się przez sieć platform, a administracja podatkowa otrzymuje dane raportowe, a nie każdą pojedynczą fakturę w czasie rzeczywistym.

Dla firm działających na rynku niemieckim, a szczególnie dla tych, które wdrażają lub aktualizują systemy finansowo-księgowe, kluczowe pytanie praktyczne brzmi: czy dany system przetworzy plik XML zgodnie z EN 16931 bez manualnej interwencji? To inne wymaganie niż obsługa PDF-a i inne (choć daleko mnie skomplikowane) niż integracja z KSeF w Polsce. Tym niemniej, harmonogram na 2027 i 2028 r. to nie odległy horyzont czasowy. Odliczanie czas zacząć…
A w międzyczasie, pozostałe wymagania e-invoicingu w naszej interaktywnej mapie:

E-invoicing in Europe