Włochy, czyli wczesny start e-invoicingu

W poprzednich artykułach z naszej serii opisywaliśmy przede wszystkim kraje, które dopiero przygotowują się do wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania. Włochy pod tym względem są w zupełnie innym miejscu. Obowiązkowe e-fakturowanie w krajowym obrocie B2B funkcjonuje tam od 2019 roku, a możliwość dobrowolnego korzystania z elektronicznej wymiany faktur między przedsiębiorcami pojawiła się już 2 lata wcześniej. 

Włochy były pierwszym państwem Unii Europejskiej, które wprowadziło powszechny obowiązek e-fakturowania w krajowym obrocie między przedsiębiorcami. Z tego względu ich rozwiązania stały się ważnym punktem odniesienia dla innych państw stojącymi przed tym wyzwaniem. 

Z polskiej perspektywy to porównanie nasuwa się szczególnie łatwo. Zarówno włoski Sistema di Interscambio (SdI), jak i polski Krajowy System e-Faktur (KSeF) opierają się na modelu scentralizowanym. W podstawowym trybie obiegu dokumentu obie centralne platformy uczestniczą w jego weryfikacji i przekazaniu nabywcy. 

Chciałoby się powiedzieć: „z ziemi włoskiej do Polski…”.

Włochy dochodziły do obecnego modelu etapami. Obowiązkowe e-fakturowanie najpierw objęło relacje z administracją publiczną. Bowiem od czerwca 2014 roku dotyczyło, ministerstw, agencji podatkowych i części administracji centralnej, a od 31 marca 2015 roku zostało rozszerzone na cały sektor publiczny. Dopiero później, od 1 stycznia 2019 roku, obowiązkowe e-fakturowanie objęło krajowe relacje B2B oraz faktury wystawiane w relacjach z konsumentem. 

Jak widać kolejność miała istotne znaczenie. Zanim system objął szeroki obrót gospodarczy, Włochy dysponowały już centralną infrastrukturą, formatem faktury elektronicznej oraz kilkuletnim doświadczeniem wynikającym z obsługi faktur kierowanych do administracji publicznej. Rozszerzenie obowiązku w 2019 roku nie oznaczało więc budowy systemu od początku, lecz rozwinięcie rozwiązania, które wcześniej już funkcjonowało.

Sercem włoskiego modelu jest SdI (Sistema di Interscambio) czyli centralny system wymiany faktur zarządzany przez Agenzia delle Entrate, włoską administrację podatkową. 

Wystawca w tym systemie przekazuje fakturę do SdI, gdzie dokument przechodzi kontrole techniczne i formalne, a jeżeli spełnia wymagania systemu, SdI kieruje go do właściwego odbiorcy. Z kolei jeżeli faktura zostanie odrzucona na etapie kontroli, jest traktowana jako niewystawiona. Wystawca musi wówczas poprawić dokument i przesłać go ponownie.

W uproszczeniu taki obieg można opisać jako model trzystronny:

sprzedawca – centralna platforma – nabywca

Administracja podatkowa nie otrzymuje tu jedynie danych raportowych o wcześniej wystawionej fakturze, a bezpośrednio uczestniczy w jej obiegu pomiędzy kontrahentami.

Faktury przesyłane przez SdI mają postać pliku XML zgodnego z włoskim standardem FatturaPA. Pierwotnie format ten powstał na potrzeby fakturowania administracji publicznej, a następnie przystosowany został do krajowego obrotu B2B. 

Sam dokument zawiera nie tylko typowe dane znane z tradycyjnej faktury. Struktura XML wykorzystuje również oznaczenia pozwalające określić charakter dokumentu oraz sposób rozliczenia transakcji. 

Do najważniejszych z nich należą:

• TipoDocumento (TD) – określa rodzaj dokumentu, np. fakturę lub notę kredytową
• Natura (N) – w przypadkach wymagających tego oznaczenia wskazuje charakter transakcji np. zwolnienie z podatku lub niepodleganie opodatkowaniu.
• TipoRitenuta (RT) – jeśli ma zastosowanie, określa rodzaj potrącenia podatkowego lub składkowego.

FatturaPA umożliwia również przesyłanie wraz z fakturą załączników, np. specyfikacji dostawy lub protokołu odbioru. W strukturze technicznej przewidziano w tym celu blok Allegati.

W standardowym obrocie B2B warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną cechę: SdI nie przewiduje odrębnego etapu biznesowej akceptacji lub odrzucenia faktury przez nabywcę. Ewentualne zastrzeżenia odbiorca wyjaśnia bezpośrednio ze sprzedawcą, a jeżeli dokument wymaga zmiany, wystawca dokonuje odpowiedniej korekty. Pod tym względem włoskie rozwiązanie różni się chociażby od rozwiązania francuskiego lub chorwackiego.

Włoskie doświadczenia pozwalają dziś wyjść poza ocenę samych założeń projektowych. System funkcjonuje wystarczająco długo, aby możliwe było przeprowadzenie badań weryfikujących jego rzeczywiste skutki dla gospodarki i poboru VAT.

Jednym z najważniejszych argumentów przemawiających za jego wprowadzeniem była walka z luką VAT. Pierwsze mierzalne efekty pojawiły się bardzo szybko. Już w pierwszym roku funkcjonowania obowiązkowego e-fakturowania B2B włoskie Ministerstwo Gospodarki i Finansów oszacowało dodatkowe wpływy z VAT związane z jego wprowadzeniem na około 1,7–2,1 mld EUR

Co istotne, korzyści z systemu nie ograniczały się jedynie do dodatkowych wpływów odnotowanych bezpośrednio po jego uruchomieniu. W kolejnych latach włoska administracja podatkowa wykorzystywała dane gromadzone w SdI również do coraz szerszych, zautomatyzowanych kontroli. W dokumencie z 2024 roku Komisja Europejska wskazała, że wartość wykrytych i zablokowanych przez Agenzia delle Entrate oszustw oraz bezpodstawnie wykazywanych kwot VAT do rozliczenia lub zwrotu wzrosła z blisko 1 mld EUR w 2019 roku do 9 mld EUR w 2022 roku.

Kolejny etap rozwoju włoskiego e-fakturowania wyznacza pakiet ViDA. Od 1 lipca 2030 roku transgraniczne transakcje B2B w UE objęte reformą będą wymagały wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur zgodnych z europejską normą EN 16931 oraz elektronicznego przekazywania administracji podatkowej danych o poszczególnych transakcjach. Dla Włoch oznacza to konieczność dostosowania obsługi obrotu wewnątrzunijnego do wspólnych zasad, niezależnie od funkcjonującego już obowiązku krajowego. 

Osobny harmonogram dotyczy dostosowania krajowego e-fakturowania i raportowania. Włochy spełniają warunki okresu przejściowego, który pozwala wdrożyć objęte nim wymagania najpóźniej do 1 stycznia 2035 roku. 

Przypomnijmy, ViDA zakłada zupełnie inny model funkcjonowania systemów e-fakturowania. W tym, kładzie nacisk na większe zdecentralizowanie systemu oraz wskazuje konkretne normy na poziomie treści faktur ustrukturyzowanych (EN 16931) oraz formatów technicznych (UBL 2.1 oraz CII). Włochy swoją przygodę z e-fakturowaniem rozpoczęły długo przed powstanie koncepcji opisanych w ViDA. Siłą rzecz, więc państwo włoskie czeka znaczna przebudowa obecnego systemu. W tym kontekście zarysowują się podobieństwa do polskiego KSeF, który powstał również jako standard autonomiczny i różny od tego co przewiduje ViDA. Dość powiedzieć, że na poziomie architektury systemu, Sdl jest mniej więcej odpowiednikiem KSeF, zaś FatturaPA to odpowiednik polskiego FA(3). Oba zaś są znacząco różne od europejskich EN 16931 wraz z UBL 2.1 oraz CII. Zatem, oba państwa czekają znaczące inwestycje celem zintegrowania krajowych rozwiązań z rozwiązaniami innych krajów UE. Wspomniana integracja przede wszystkim będzie musiała się odbyć na poziomie warstwy mapującej formaty FattutaPA i FA(3) na UBL 2.1 i CII (oraz w drugą stronę), co będzie podstawowym warunkiem funkcjonowania e-fakturowania w ramach transakcji wewnątrzunijnych.

Z polskiej perspektywy jest to kolejny powód, aby obserwować rozwój SdI. Warto też odnotować, że już teraz Ministerstwo Finansów wskazuje, że krajowe rozwiązania wdrażające ViDA będą przedmiotem odrębnej ustawy. 

Włoskie doświadczenia pozostają więc punktem odniesienia również przy odpowiedzi na pytanie, jak dostosować istniejącą infrastrukturę i procesy przedsiębiorców do wspólnych wymagań europejskich. 

E-invoicing in Europe