E-fakturowanie w Europie. Belgia
W ubiegłym tygodniu, w ramach naszego cyklu o e-fakturowaniu w Europie, pisaliśmy o Hiszpanii. Dzisiaj czas na Belgię, która pokazuje inne podejście do obowiązkowego e-fakturowania B2B.
O ile model hiszpański zakłada współistnienie prywatnych platform oraz rozwiązania publicznego, o tyle Belgia postawiła na prostszy i bardziej zdecentralizowany schemat wymiany faktur. Nie tworzy centralnego repozytorium faktur ani państwowego systemu clearance na wzór polskiego KSeF. Obowiązek opiera się przede wszystkim na sieci Peppol, formacie Peppol BIS zgodnym z normą EN 16931 oraz technicznej gotowości przedsiębiorców do wysyłania i odbierania strukturalnych faktur elektronicznych.
Od 1 stycznia 2026 r. ustrukturyzowane e-fakturowanie jest w Belgii obowiązkowe dla zasadniczo większości krajowych transakcji B2B między belgijskimi podatnikami VAT. Obowiązek nie obejmuje natomiast sprzedaży B2C, czyli faktur wystawianych konsumentom do celów prywatnych.
Belgijskie wdrożenie jest o tyle ciekawe, że nie zostało rozłożone na kilka faz według wielkości przedsiębiorcy. Data startu była jedna, a pierwsze trzy miesiące 2026 r. objęto okresem bezsankcyjnym.
Podstawa prawna
Podstawą belgijskiego obowiązku e-fakturowania jest ustawa z 6 lutego 2024 r., która zmieniła belgijską ustawę o VAT. To ona wprowadziła obowiązek stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w relacjach B2B między podatnikami VAT mającymi siedzibę działalności gospodarczej albo stałe miejsce prowadzenia działalności w Belgii.
Szczegóły techniczne doprecyzowało rozporządzenie królewskie z 8 lipca 2025 r. Określa ono przede wszystkim domyślny format, kanał wymiany oraz sankcje za brak technicznej gotowości do pracy z e-fakturami. Jak już wspomnieliśmy, w praktyce belgijski model opiera się na standardzie Peppol BIS zgodnym z normą EN 16931 oraz na wymianie faktur przez sieć Peppol.
Belgijski podejście nie polega więc na zbudowaniu jednego państwowego systemu, do którego trafiają wszystkie faktury. Państwo określa standard, kanał oraz obowiązek gotowości technicznej, ale sam obieg faktur odbywa się między systemami przedsiębiorców.
To istotna różnica. W modelu belgijskim administracja nie autoryzuje każdej faktury przed jej przekazaniem odbiorcy. Nie nadaje jej centralnego numeru i nie przechowuje jej w repozytorium w momencie wystawienia. Ciężar operacyjny spoczywa na przedsiębiorcach, ich systemach finansowo księgowych oraz dostawcach usług Peppol.
Peppol jako kręgosłup belgijskiego modelu
Belgijski model jest prosty w założeniu. Faktura ma być ustrukturyzowana, zgodna z normą EN 16931 i przekazywana przez sieć Peppol. Domyślnym formatem jest Peppol BIS Billing 3.0 w składni UBL.
W praktyce mamy tutaj klasyczny model 4 corner:
1. Wystawca faktury
2. Access Point wystawcy
3. Access Point odbiorcy
4. Odbiorca faktury
Faktura nie przechodzi przez centralny portal państwowy. Jest przekazywana przez sieć Peppol między Access Pointami stron. Administracja podatkowa nie jest więc na tym etapie piątym uczestnikiem bieżącej wymiany faktur, w odróżnieniu od modelu, który przygotowuje Hiszpania.
Przepisy dopuszczają alternatywne formaty albo kanały, ale tylko za zgodą obu stron i pod warunkiem zgodności z EN 16931. To daje pewną elastyczność większym organizacjom, które mają już własne integracje np. EDI albo specyficzne procesy zakupowe.
Brak fazowania według wielkości firmy
Belgia nie zdecydowała się na wieloetapowy harmonogram B2B zależny od wielkości przedsiębiorcy.
Data startu była zasadniczo jedna – 1 stycznia 2026 r. Od tego dnia ustrukturyzowane e-fakturowanie stało się obowiązkowe dla praktycznie większości krajowych transakcji B2B między belgijskimi podatnikami VAT.
To odróżnia Belgię od modeli, w których obowiązki są wdrażane falami. Belgia wybrała prostszy komunikat regulacyjny, ale jednocześnie trudniejszy organizacyjnie start. Podmioty objęte obowiązkiem musiały przygotować się na tę samą datę.Istotne jest również to, że sam belgijski numer VAT nie zawsze przesądza o objęciu podmiotu obowiązkiem. Kluczowe znaczenie ma posiadanie siedziby działalności gospodarczej albo stałego miejsca prowadzenia działalności w Belgii.
Administracja przewidziała jednak okres tolerancji do 31 marca 2026 r. Nie oznaczał on przesunięcia obowiązku. Było to raczej praktyczne okno dla firm, które mogły wykazać, że podjęły racjonalne i terminowe działania w celu dostosowania się do nowych wymogów.
Od 1 kwietnia 2026 r. belgijski obowiązek e-fakturowania należy traktować jako w pełni egzekwowalny.
Dodatkową elastyczność przewidziano dla self-billingu. W tym zakresie administracja przewidziała przedłużony okres tolerancji do 30 czerwca 2026 r., dopuszczający czasowe wystawianie faktur self-billing w innych formatach lub kanałach, jeżeli podatnik wykaże, że jego dostawca oprogramowania nadal wdraża odpowiednie funkcjonalności.
Bez centralnego repozytorium, ale z planem raportowania
Na obecnym etapie belgijska administracja podatkowa nie widzi każdej faktury B2B w czasie rzeczywistym. To zasadnicza różnica względem systemów, w których faktura trafia do państwowej infrastruktury już w momencie wystawienia albo wymiany.
Nie oznacza to jednak, że Belgia rezygnuje z dostępu do danych. Obowiązkowe e-fakturowanie można traktować jako pierwszy etap większej zmiany. Kolejnym krokiem ma być e-reporting, planowany na 1 stycznia 2028 r.
Zgodnie z zapowiedziami belgijski model ma zostać rozwinięty w kierunku architektury 5 corner, w której administracja podatkowa stanie się dodatkowym odbiorcą danych raportowych (ale nie faktur jako takich).
Belgia na tle KSeF
Belgijski model najlepiej opisać jako zdecentralizowany, ale silnie ustandaryzowany technicznie.
Nie ma tu jeszcze centralnego repozytorium ani państwowej bramki, przez którą musi przejść każda faktura. Faktura jest wymieniana między przedsiębiorcami przez sieć Peppol, w modelu 4 corner. Administracja nie autoryzuje faktury przed jej przekazaniem odbiorcy, nie nadaje jej centralnego numeru i nie przechowuje jej w państwowym systemie w momencie wystawienia.
Na tym tle polski KSeF reprezentuje podejście scentralizowane. Państwowy system pełni funkcję kanału wystawienia, repozytorium oraz punktu dostępu administracji do danych. W Belgii ciężar operacyjny pozostaje natomiast po stronie przedsiębiorców, ich systemów finansowo księgowych oraz dostawców usług Peppol.
W kolejnym artykule zajmiemy się … Grecją.