Kto był naszym Klientem?
Klient to międzynarodowa kancelaria prawna świadcząca usługi niemalże we wszystkich obszarach prawa. Posiada oddziały w kilkudziesięciu krajach na całym świecie.
Z jakimi wyzwaniami mierzył się nasz Klient?
Dla dużej kancelarii prawnej wyzwaniem jest zapewnienie odpowiedniego zaplecza administracyjnego, czyli procesów backoffice. Jednym z głównych takich procesów jest windykacja należności. W obliczu ciągłego rozwoju i zwiększania przychodów wyzwaniem dla Klienta stała się automatyzacja procesu windykacyjnego.
Jak działał proces przed wdrożeniem narzędzia RPA?
- Pozyskanie z systemu ERP danych o przeterminowanych płatnościach.
- Wysłanie trzech upomnień mailowych do klienta kancelarii,, każde kolejne o coraz wyższym stopniu stanowczości.
- Kontakt telefoniczny z danym klientem.
- Skierowanie sprawy na ścieżkę formalną.
- Raportowanie wierzytelności szczególnie długo przeterminowanych.
- Bieżąca weryfikacja, czy w trakcie procesu nie dokonano płatności (w systemie bankowym) oraz zmiana statusu wierzytelności w przypadku uregulowania. zadłużenia przez klienta.
Jak wsparliśmy proces za pomocą Robotic Process Automation?
Zarekomendowaliśmy użycie rozwiązań klasy RPA, czyli Robotic Process Automation. RPA to nowoczesna technologia, która zmienia podejście do powtarzalnych procesów biznesowych dzięki przekazaniu automatowi do wykonania szablonowe i powtarzalne procesy, dając pracownikom możliwość skupienia się na istotnych czynnościach.
Co udało nam się osiągnąć?
- Zautomatyzowanie poboru danych o zaległych płatnościach z systemu ERP i systemu bankowego.
- Bieżąca weryfikacja danych kilka razy dziennie, w godzinach wynikających z sesji Eliksir.
- Cykliczne wysyłanie do account managerów zestawień statusów płatności ich klientów z wymuszeniem podjęcia decyzji o ewentualnym rozpoczęciu procedury ściągania wierzytelności.
- Wysyłka wiadomości mailowych do klientów oraz archiwizacja reakcji lub informacji o braku reakcji klientów.
- Powiadamianie pracowników Działu Windykacji o efektach wykonania procedur i wskazanie wierzytelności, które powinny zostać poddane procedurze telefonicznej realizowanej przez pracowników Działu Windykacji (potencjał w zakresie wprowadzenia botów telefonicznych).
- Weryfikacja, czy pracownicy Działu Windykacji zrealizowali próbę kontaktu telefonicznego.
- Przygotowywanie wstępnych wersji pism formalnych (do weryfikacji i zatwierdzenia przez pracowników merytorycznych).
- Raportowanie bieżącego stanu wierzytelności do Zarządu, a także wysyłka raportów o szczególnie długo zaległych wierzytelnościach do centrali firmy.
