Do korzystania z KSeF trzeba mieć odpowiednie uprawnienia. Są ich dwa rodzaje – pierwotne i wtórne. Uprawnienia pierwotne są przyznawane pierwszej osobie w organizacji. Wskazujemy ją co do zasady na papierowym wniosku ZAW-FA. Są jednak dwa wyjątki: W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych uprawnienia pierwotne zostaną automatycznie nadane właścicielowi. Uprawnienia pierwotne może też uzyskać automatycznie organizacja posiadająca pieczęć elektroniczną.
Wzór ZAW-FA można znaleźć tutaj: https://www.podatki.gov.pl/vat/formularze-do-druku-vat/#ZAW-FA
Uwaga: osoba posiadająca polski podpis elektroniczny lub ePUAP nie wypełnia sekcji D. Jest ona przeznaczona wyłącznie dla osób posiadających podpisy bez numeru PESEL/NIP. Można zgłosić tylko jedną osobę mającą uprawnienia pierwotne. W przypadku konieczności jej zmiany, należy ponownie złożyć wniosek ZAW-FA.
Uprawnienia pierwotne obejmują cztery uprawnienia:
Uprawnienia do dostępu do faktur obejmują łącznie dostęp do faktur sprzedażowych i zakupowych. Nie można nadać uprawnienia do dostępu wyłącznie do jednej kategorii faktur (np. tylko zakupowe).
Osoba posiadająca uprawnienia pierwotne może nadać je kolejnym osobom. Można nadać uprawnienia pojedynczo (np. tylko do wystawiania faktur) lub łącznie (np. do wystawiania faktur i do nadawania dalszych uprawnień). Nadawać można jedynie uprawnienia, które samemu się posiada. Uprawnienia są nadawane za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji MF lub poprzez przez API (co daje możliwość masowej zmiany uprawnień).
Uprawnienia można nadać również podmiotowi (np. biuru księgowemu albo centrum usług wspólnych). W takim wypadku, uprawnione będzie automatycznie przysługiwało wszystkim osobom fizycznym uprawnionym do korzystania z KSeF w imieniu tego podmiotu.
Jeżeli chodzi o samofakturowanie, żebyśmy mogli wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, upoważnienie takie musi być nam nadane przez niego (nie możemy sami siebie upoważnić do wystawiania faktur w jego imieniu).
Należy bardzo rozważnie nadawać uprawnienia i kontrolować ich używanie. Jeżeli zapomnimy np. odebrać uprawnienie jakiejś osobie, która odejdzie z organizacji, będzie ona miała nadal dostęp do naszego KSeFu.
