Dla kogo realizowaliśmy projekt?
Wiodąca międzynarodowa firma z obszaru technologii, innowacji oraz dostawcy produktów i usług automatyki przemysłowej.
Co chcieliśmy osiągnąć?
Uwolnić managera od konieczności przygotowania miesięcznych raportów danych sprzedażowych.
Jak?
Poprzez samoregulujący się proces automatyzacji.
Co udało się osiągnąć?
Automatyzacja procesu przy użyciu robota, zmniejszenie zaangażowania managera i skrócenia czasu przygotowania raportu.

Dla kogo wdrażaliśmy RPA?

Klient to wiodąca międzynarodowa firma specjalizująca się w dziedzinie technologii i automatyki przemysłowej oraz innowacji.

Z jakimi wyzwaniami mierzył się nasz Klient?

Każdego miesiąca manager wysokiego szczebla przeznaczał około 1,5 dnia roboczego na przygotowanie i konsolidację raportów finansowych dla kilku jednostek biznesowych. Każdy zestaw dokumentów składa się z różnego rodzaju raportów sprzedaży. Każdy z plików źródłowych miał od jednego do dwóch tysięcy wierszy, zawierających około 50 kolumn.

Jak działał proces przed wdrożeniem narzędzia RPA?

Manager ręcznie wykonywał wielokrotne filtrowanie poszczególnych kolumn w różnych konfiguracjach danych tak, aby uzyskać poszukiwaną wartość sprzedaży (obliczoną w tradycyjny sposób). Następnie wprowadzał wyliczone wartości sprzedaży do specjalnego pliku Excel z raportami (osobny plik z raportami dla każdej Jednostki Biznesowej) w odpowiedniej komórce odpowiadającej danemu okresowi (lub okresom w przypadku zaległej sprzedaży), rodzajowi produktu / serwisu, numerowi zamówienia i na podstawie innych kryteriów.

Co rekomendowaliśmy?

Rekomendowaliśmy zastosowanie rozwiązań klasy RPA tj. Robotic Process Automation. RPA to nowoczesna technologia, która zmienia podejście do powtarzalnych procesów biznesowych, dostarczając maszynie powtarzalne, oparte na szablonach procesy.

Dlaczego warto było wdrożyć robotyzację?

Na pierwszy rzut oka proces obejmował konsolidację wielu plików Excela. Jednak szczegółowa analiza pokazała, że:
• istniała określona kolejność, według której trzeba było najpierw posortować zbiór danych i wyszukać rekordy, które należy zgłosić w oparciu o określone kryteria;
• miesiąc obrotowy nie pokrywał się z miesiącem kalendarzowym, na którym oparto raport;
• w każdym kolejnym miesiącu należało wypełnić inną kolumnę raportu;
• każdy z plików biorących udział w procesie co miesiąc miał inną nazwę i znajdował się w innej lokalizacji (według określonego schematu). W związku z tym wykorzystanie narzędzi RPA wykazało zdecydowaną przewagę nad wbudowaną automatyzacją Excela.

Co osiągnięto?

Automatyzacja pozwoliła Klientowi na:
• skrócenie procesu z ok. od 12 h do nawet jednej godziny (w zależności od ilości przetwarzanych danych i szybkości komputera, w skrajnych przypadkach czas trwania procesu nie przekracza dwóch godzin);
• otrzymywanie dokładniejszych danych (wcześniej często stosowano zaokrąglanie);
• dostosowanie procesu tak, aby możliwe było samodzielne korzystanie ze stacji roboczej (poza Excelem) w trakcie procesu.